最近は、PCのメールについては Windows 10 の標準のメール（Mail）を使っています。 初期設定はすごく簡単で、確か「メールアドレスの入力」と「パスワードの入力」のみを行えば、メールサーバーの設定は自動で行ってくれるようになっています。
そして、問題が発生！ 『アカウントの設定が最新ではありません』という三角に！マークが入った警告が頻繁に出る（２～３日に１回以上くらいの頻度）ようになりました。 そこでの指示に従いパスワードを入力するといったん落ち着いたように思えるのですが、その後また同じ警告が表示されます。
解決したような、しないような 2021年3月中旬追記
うーん、すみません、「決定的な解決策が分かった」つもりだったのが、もう一度チェックしてみたらやっぱりエラー（アカウントの設定が最新ではありません）が出ちゃいますね、Outlook for iOS を使ってても。
PCとスマホで同時に（ほぼおなじようなタイミングで）アクセスしに行くと Windows 10 の「メール」でエラーが出てしまいます。 これはどうやら「メールサーバーが複数のアプリからの同時のアクセス（受信操作）を許可していない」ことが原因のようです。
ということで、同じタイミングで PC・スマホ等 複数の端末から同一のメールサーバーへのアクセスをしないようにすることがベストかもしれません……。
一応、これが答えという感じになりますね。 今時ならば、同時アクセスを逐次処理してエラーが出ないようにしてくれてもいいような気はするんですけどね……。
決定的な「解決策」が分かった！ 2021年3月更新
ふとこの『アカウントの設定が最新ではありません』という三角に！マークが出る条件が思い当たりました。
前提条件
・Windows 10 の 標準の「メール」を利用している（当たり前か、これでエラーが出てるんだから）
・iPhone の 標準の「メール」も使っている ← たぶんコレが原因！
自分はよくパソコンとiPhoneで同時にメールを確認したりすることがあります。 で、問題が出るときはいつもこのタイミングだ！と気づきました。 再現性の確認のためにやってみたらすぐに三角のマークが出ました！
解決策（回避策）
確実なのは、iPhone でのメールは 標準のメールではなく、 Outlook for iOS を利用する。 これがいいのかもしれません。 Microsoftとしてはやっぱり自分のところのアプリを使ってほしいということがあるのかもしれないですね。 Outlookを使っていると問題は起きません。
たぶん同じメールアカウントに対して違う種類のメールアプリを利用することで何かしらの「競合」が起きて、アカウントの再確認が必要になってしまうのではないかと思っています。
Outlook for iOS も結構使いやすいことはつかいやすいので、これを機にスマホでのメールアプリを変えてみるのもいいかもしれません。
ということで、一応の解決です！
ここから下は、過去の解決策です。 参考になればさいわい。
自動設定してくれたのが「問題」だった！
とにかく今のソフトはできるだけユーザーに手間を掛けさせない。 そういう作りのものが多いし、そうじゃないとなかなか使ってもらえないんでしょうね。
で、自動で設定してくれていた送受信にかかわる「メールサーバーの設定」が微妙に間違っていたようです。
メールの送受信暗号化を使う場合の受信サーバの文字列が違っていた
メールのアカウント設定項目の中で、「メールボックスの詳細設定」項目に進むと以下の画面になります。
（メールの「アカウント」 > 使ってるアカウントを選択 > 「メールボックスの同期設定を変更」 > 「メールボックスの詳細設定」 にすすむと出ます）
ここでの、受信メールサーバーの項目が pop.xxx.xxx.jp:995:1 となっていたものを
pops.xxx.xxx.jp:995:1 に修正したら問題は解決しました！
イマイチ自分でもこれがどういうことなのかよく分かってない（汗）ですが、メールの送受信の暗号化を使用しているときには pop. ではなく、pops. にするのが通常のようです。 上の画面の「受信メールにSSLを使う」の SSLが暗号化のことだと思います。
根本的な解決策！
ラクをしようとして、アカウントの作成の時に「詳細設定」以外を利用していたのが良くなかったようです。 今まで「その他のアカウント」を利用してアカウントを作成していました。
メールアカウントの作成の時に、以下の「詳細設定」-「インターネットメール」で作成していき、プロバイダー等で提供されている送信・受信メールサーバー等の項目をしっかり記入するとまったく問題は発生しなくなりました。
自動設定の「お手軽なワナ！」だったのですね。 今は完全に「アカウントの設定が最新ではありません」のメッセージは無くなりました。
最後に
いろんなことが自動でやってくれる時代。 こっちはいろんなことを何も理解しないで済むけど、問題が起きたときに解決法を探すのが難しい気もしますね。 基本的なことは自分であるていどやってみることも大事なのかもしれません。
